Estos meses muchas empresas están haciendo la detección de necesidades formativas de sus equipos para preparar el plan de formación del año que viene. Y cada vez que me piden ayuda con eso, me acuerdo de una historia. La historia de un paraguas.
Hace poco, comiendo con el CEO de una empresa, me contó que se le había roto una varilla del paraguas. El paraguas le iba muy bien y le tenía cariño, así que no quería cambiarlo: quería arreglarlo. Buscó a alguien que supiera hacerlo. No fue fácil, pero lo encontró. Y entonces me dijo: «Ves, tú eres de esas pocas y escasas personas que arreglas varillas». Y siguió con la metáfora: «Los equipos son como un paraguas, y las personas que lo forman, las varillas. Aunque no todos los líderes son conscientes de que su paraguas tiene varillas rotas».
Esta metáfora pone el foco en algo muy importante en cualquier empresa: cómo funciona el equipo por dentro tiene un impacto directo en los resultados. Por eso, en este artículo me voy a centrar en los equipos.
Además, esta historia nos deja otro punto clave: antes de arreglar nada, hay que saber qué está roto o qué necesita atención. Solo así puedes encontrar la solución que necesitas.
Con la formación de un equipo pasa lo mismo. Antes de decidir en qué se invierte, hay que localizar qué varilla está rota. Porque no todo lo que parece una necesidad formativa lo es. A veces falta alguna habilidad, y entonces toca formación. A veces lo que se ha roto es la manera en que el equipo funciona, y eso ningún curso por sí solo lo va a arreglar. Y a veces hacen falta las dos cosas, en un orden concreto.
Qué es la detección de necesidades formativas y qué suele dejar fuera
Es el proceso con el que una empresa identifica qué conocimientos y habilidades necesitan sus personas para hacer bien su trabajo, y a partir de ahí construye su plan de formación. Cuestionarios, entrevistas con los responsables, evaluaciones del desempeño. Todo eso puede tener sentido.
Pero fíjate en la pregunta que hay detrás de casi todas esas herramientas: ¿qué le falta saber a cada persona? Es una buena pregunta, pero por sí sola no ofrece una perspectiva completa. Hay otras preguntas que suelen ser claves para tener un mapa completo: ¿cómo funciona este equipo? ¿Qué necesita la empresa del equipo? ¿Y qué necesita el equipo de la empresa?
Puedes tener a cinco personas formadas en negociación, en gestión del tiempo, en comunicación y en feedback, y el equipo puede seguir sin tomar decisiones, sin colaborar, evitando las conversaciones incómodas o eludiendo la responsabilidad, una responsabilidad que acaba sin ser de nadie porque falta compromiso. Si revisas las varillas una a una, con el paraguas cerrado, todas parecen estar bien. Lo que normalmente no se mira es lo que pasa cuando lo abres.
Y no es la única trampa. En la detección de necesidades formativas suele haber otra habitual: la necesidad llega ya formulada como solución. «Mi equipo necesita un curso de ventas». Puede que sí. Pero antes de hablar de contenidos es importante identificar dónde estamos, qué está pasando, dónde queremos estar, qué está impidiendo que eso suceda y qué tiene que pasar para estar satisfechos con el resultado. Es decir, qué impacto queremos causar. Ese recorrido es clave y uno de los principales motivos por los que no trabajo con programas enlatados.
Cada persona, equipo y empresa tiene una realidad propia, una necesidad diferente, y por eso necesita una solución única.
Cuando la necesidad sí es formativa
Hay veces en que la detección de necesidades formativas confirma que la varilla rota es, sencillamente, alguna habilidad que es necesario desarrollar.
Ahí es donde la formación y la transferencia de conocimientos tienen sentido. Equipos que tienen que evolucionar y desarrollar nuevas habilidades, ya sean de liderazgo, gestión de equipos, líder coach, comunicación efectiva e influencia, ventas, inteligencia emocional, gestión del cambio e incertidumbre…
Pero la diferencia la marca cómo se acompaña y cómo es la formación. Un curso estándar llega con el temario hecho antes de conocer a nadie del equipo, antes de conocer la situación real de la empresa y, por supuesto, antes de conocer cuál es el objetivo e impacto que se quiere conseguir. Es el mismo libro contado a diferentes equipos. En cambio, una formación para equipos a medida empieza siempre por un diagnóstico. Cuando sé dónde están, cuál es la necesidad, qué formación han recibido previamente, cuál es el objetivo y cuáles son los criterios de éxito, es el momento de empezar a diseñar el camino. Por eso me gusta decir que aquí no encontrarás café para todos.
Pero eso no es todo. Para que una formación genere impacto y los asistentes la sientan suya, tiene que ser experiencial. Una formación vivencial que integre razón, emoción y acción. Teoría y práctica. Descubrimiento y aprendizaje. Que el equipo salga de la sala habiendo practicado sobre su realidad, no con unos apuntes que nadie volverá a abrir. Porque, según quienes ya las han experimentado, son formaciones que te llevas puestas.
Cuando lo que está roto no se arregla con un curso
Otras veces el equipo ya sabe. Ha hecho formaciones y conoce las herramientas. Y aun así todo sigue funcionando igual. Hay algo que está impidiendo que el equipo crezca y la varilla rota no está en lo que el equipo sabe, sino en cómo funciona por dentro: cómo se habla, cómo se toman las decisiones, cómo se reparte la responsabilidad, cuánta confianza hay, cómo funcionan los roles… Y eso no se arregla añadiendo otro curso al plan. Es algo que pasa mucho con la comunicación, y lo expliqué en por qué mejorar la comunicación en tu equipo no siempre funciona.
Déjame que te cuente un caso real, el de un equipo comercial. Cada año recibían formación, y cada año les pasaba lo mismo: sentían que no era para ellos, que no les representaba y que no podían aplicarla en su día a día.
Aquí fue clave la observación, escucha y conocimiento del equipo por parte del director comercial. Supo detectar que el equipo necesitaba algo diferente, aunque en ese momento no supiera exactamente el qué. Lo que sí que sabía era cuál era el área de mejora que tenía el equipo.
Cuando me reuní con él y me explicó la situación, lo vi claro, y juntos dimos con la clave. Por confidencialidad no puedo compartirte más detalles, pero la propuesta en este caso fue un proceso de coaching sistémico de equipos, y funcionó. Aquí tienes uno de los testimonios del equipo.
«Para mí ha sido una experiencia muy bonita y enriquecedora. Reconozco que al principio tenía mis dudas sobre el método, pero tal y como iban pasando las sesiones todo cobraba sentido. Puedes sentirte muy orgullosa de tu metodología innovadora. Yo me siento muy afortunado y agradecido de haberte conocido. ¡Muchas gracias por todo Rosa!»
Javi España
Delegado comercial
Y si quieres ver con calma en qué se diferencia de una formación y cómo es un proceso, lo cuento en qué es el coaching sistémico de equipos y cuándo tiene sentido.
Cuando hacen falta las dos, y en qué orden
A veces la respuesta no es una cosa u otra. Son las dos, y el orden es importante.
Me pasó con tres líderes de logística de una gran multinacional, recién llegadas al cargo sin que nadie les hubiera explicado qué significaba liderar. La petición era clara: formación en liderazgo, pero el diagnóstico mostró que, además de la formación, necesitaban algo más. Y estos fueron los pasos de ese proyecto: primero, una formación personalizada para darles las herramientas que no tenían. Después, coaching sistémico para que aprendieran a funcionar en equipo de otra manera. Lo conté en el liderazgo que nadie te enseña.
La formación aporta conocimientos y planta semillas. El coaching transforma. Y cuando el diagnóstico pide las dos, el orden lo marca lo que el equipo necesita primero. Muchas veces es abonar el terreno con conocimientos y plantar las semillas, para luego entrar a trabajar desde el coaching sistémico de equipos.
Cómo detectar necesidades de formación de un equipo antes de proponer nada
Cuando una empresa me llama, lo primero no es enseñar un catálogo. Lo primero es entender qué está pasando. Y fíjate que, como en todo, aquí las prisas no son buenas consejeras… Como te contaba al principio, hay veces en que esa llamada o ese email llega directamente con una petición: envíame una propuesta para una formación de liderazgo, gestión de equipos, comunicación efectiva… o la necesidad que en ese momento piensan que tienen.
Ahí mi respuesta siempre es la misma: antes necesito saber cuál es la realidad. Para mí, la detección de necesidades formativas empieza ahí. Qué está pasando, desde cuándo, cuál es el impacto en el negocio, equipo y/o empresa, qué objetivo quieren conseguir… Solo entendiendo cuál es la realidad, puedo identificar la verdadera necesidad y empezar a esbozar el diseño.
Se trata de mirar el sistema en cuatro niveles: personas, equipo, organización y entorno en el que trabajan. Me fijo en cómo deciden, qué papel juega el liderazgo, qué conversaciones se tienen y cuáles se evitan. Cómo funciona el equipo. Si hay conflictos activos… Y algo muy importante para mí: qué acciones se han hecho previamente con el equipo.
Con eso ya puedo responder a la pregunta que importa: ¿qué varilla está rota? Y solo entonces propongo: formación a medida, coaching sistémico de equipos o las dos, y en qué orden.
Si estás haciendo la detección de necesidades formativas de tu equipo para el año que viene, te propongo empezar por un primer diagnóstico. Porque los resultados de una empresa no empiezan en la estrategia, empiezan en las personas que hacen que esa estrategia se convierta en realidad. Por eso, antes de decidir dónde va el presupuesto, conviene saber si esa inversión va a generar los frutos que necesitáis.
Si lideras un equipo o una organización y reconoces algo de lo que describo aquí, puedo ayudarte a mirar el sistema desde otra perspectiva. Sin recetas genéricas. Con un proceso diseñado a medida en función de la realidad de tu empresa.
¿Hablamos?
Preguntas frecuentes
¿Qué métodos se usan para la detección de necesidades formativas y qué no detectan?
Los más habituales son los cuestionarios a las personas, las entrevistas con los responsables, la evaluación del desempeño y el análisis de las competencias de cada puesto. Sirven para ver qué conocimientos y habilidades le faltan a cada persona. Lo que no suelen detectar es cómo funciona el equipo cuando trabaja junto: cómo decide, qué conversaciones evita, cómo se reparte la responsabilidad o si hay conflicto de roles. Además, recogen lo que las personas creen que les falta, y eso a veces es el síntoma y no la causa.
¿Por qué es importante personalizar la formación de un equipo?
Porque un equipo aprende de verdad y crece cuando siente que la formación habla de su realidad. Si los casos son los de su día a día, nadie tiene que hacer el esfuerzo de traducir lo aprendido y la aplicación es inmediata. Y cuando el equipo participa en el diseño, siente la formación como propia, lo que baja la resistencia.
¿Cuándo conviene hacer la detección de necesidades formativas?
El momento natural es antes de diseñar el plan del año siguiente, normalmente en el último trimestre. También conviene hacerla ante un cambio importante: un ascenso, una reorganización, una nueva estrategia comercial o un problema que se repite y no termina de resolverse. Y con tiempo, porque aquí las prisas no son buenas consejeras.
¿Qué hacer para que la formación se aplique en el día a día?
Lo que pasa después de cada sesión importa tanto como lo que pasa dentro. Ayuda que sea vivencial y siga el ciclo de aprendizaje de Kolb: vivir la experiencia, reflexionar sobre ella, entenderla y volver a probarla en el trabajo real. Ayuda trabajar por etapas, con inicio, final y fechas, con compromisos concretos y un seguimiento que los revise. Si aun así no se aplica, merece la pena hacerse otra pregunta: quizá la detección de necesidades formativas se quedó a medias, porque la necesidad no era formativa y la varilla rota estaba en otro sitio.
¿Se pueden combinar formación y coaching sistémico?
Sí. La formación da al equipo la habilidad que le falta; el coaching sistémico trabaja cómo funciona el equipo para que esa habilidad se convierta en una nueva forma de trabajar. Lo que decide si se combinan, y en qué orden, es el diagnóstico.